Registre annuel du kilométrage effectué pour des fins d’affaires
Des employeurs fournissent à leurs salariés des véhicules dont ces derniers utilisent à la fois dans le cadre des activités de leurs employeurs et pour des fins personnelles. Aussi d’autres employeurs fournissent une allocation fixe mensuelle pour les déplacements (voir le formulaire T2200 de l’ARC « déclaration des conditions de travail »).
Dans les situations qui précèdent, des salariés doivent maintenir un registre de l’usage du véhicule détaillant la proportion, exprimée en pourcentage, pour des fins d’affaire de celle pour des fins personnelles pour une période d’un an de calendrier.
Advataxes mets des outils à la disposition des employés comme le calculateur de distance pour que ces derniers complètent au fur et à mesure leur registre annuel du kilométrage. Voici un exemple d’un tel registre pour une période d’un mois dont le taux d'usage pour fins d'affaires est établi à 61.1%. Cette fonctionnalité remplit automatiquement le nombre de kilomètres entre 2 adresses au Canada et aux États-Unis.
Registre du kilométrage
Remboursement par kilomètre parouru
Dans d’autres cas, des employés reçoivent de leur employeurs une allocation pour des trajets effectués pour des fins d’affaire, en fonction des distances parcourues. Prenons l’exemple de l’année 2024 où la politique de la compagnie est de rembourser le maximum de 70 cents par kilomètre parcouru, et ce pour les 5,000 premiers kilomètres. Ces employés incorporent à l’intérieur de leur rapport de dépenses, le remboursement de kilométrage. Ils utilisent aussi le calculateur de distance pour simplifier leur tâche. Un rapport de kilométrage peut aussi être généré, énumérant les trajets encourus pour une période donnée ainsi que les montants reçus.
