Registre annuel du kilométrage effectué pour des fins d’affaires
Des employeurs fournissent à leurs salariés des véhicules dont ces derniers utilisent à la fois dans le cadre des activités de leurs employeurs et pour des fins personnelles. Aussi d’autres employeurs fournissent une allocation fixe mensuelle pour les déplacements (voir le formulaire T2200 de l’ARC « déclaration des conditions de travail »).
Dans les situations qui précèdent, des salariés doivent maintenir un registre de l’usage du véhicule détaillant la proportion, exprimée en pourcentage, pour des fins d’affaire de celle pour des fins personnelles pour une période d’un an de calendrier.
Registres pour les véhicules à moteur - Registre complet
« La meilleure façon de démontrer qu'un véhicule est utilisé à des fins commerciales est de conserver un registre exact de tous les déplacements effectués pour toute l'année, en précisant pour chaque déplacement effectué pour toute l'année, en précisant pour déplacement la destination, la raison du déplacement et la distance parcourue. » Source: Agence du Revenu du Canada
Advataxes mets des outils à la disposition des employés pour que ces derniers complètent au fur et à mesure leur registre annuel du kilométrage. Ces outils sont :
- Un calculateur de distance disponible sur le site Internet et sur l'appli calculant la distance entre 2 adresses en Amérique du Nord pour une date donnée (voir notre page)
- Une zone de commentaire pour insérer le motif de chaque voyage
- Un champ pour insérer le relevé de l’odomètre à une date donnée
- Un calcul du taux de kilométrage encouru pour des fins d’affaire pour une période donnée
- Fonctionnalités d’exportation du rapport pour conserver pour des fins de vérification
Comme l’ARC indique :
[…] Pour chaque voyage que vous avez fait pour gagner un revenu d’entreprise, gardez un registre des éléments suivant :
- La date
- La destination
- Le but du voyage
- Le nombre de kilomètres parcourus
Inscrivez le kilométrage indiqué à l’odomètre de chaque véhicule au début et a la fin de l’exercice. Si vous changez de véhicule à moteur pendant l’exercice, inscrivez la date et le kilométrage à l’odomètre de chaque véhicule au moment soit de la vente, de l‘achat ou de l’échange de celui-ci.
En ce qui concerne ceux qui peuvent se qualifier pour le registre simplifié, un échantillonnage couvrant une période de trois mois selon la méthode décrite précédemment est malgré tout requis, pour une année donnée.
Voici un exemple d’un tel registre pour une période d’un mois dont le taux d'usage pour fins d'affaires est établi à 61.1%. Cette fonctionnalité remplit automatiquement le nombre de kilomètres entre 2 adresses au Canada et aux États-Unis.
Registre du kilométrage
Dans cet autre exemple, après que l'employé ait inséré le taux de kilométrage quotidien en utilisant l’appli ou la connexion web, des détails sur la nature des voyages ainsi que le relevé du compteur kilométrique au début de chaque mois, Advataxes a calculé que le taux d'utilisation pour des fins d’affaire d'une Elantra N 2022 pour la période du 1er janvier 2024 au 1er novembre 2024 était de 71,4 %.
L'objectif est de fournir un outil moderne, convivial et efficace aux employés afin qu'ils se conforment aux exigences des autorités fiscales concernant l'utilisation de véhicules en partie à des fins d’affaires de la manière la plus efficace et ce, afin d'éviter des vérifications fiscales longues et coûteuses.
Si plutôt l’employeur rembourse un montant en fonction des kilomètres parcourus, consultez notre page « allocation du kilomètre ».