Comptabilité et gestion

Advataxes est un logiciel conçu pour la gestion des comptes de dépense.

  • Les différents segments qui forment vos numéros de compte peuvent être reliés, soit à une organisation visée, à un l'employé ou encore à une dépense, ce qui facilitera l'intégration des totaux par période à votre grand livre.

  • Que vous désirez joindre une dépense à un bon de commande, à un projet ou à un centre de coût, une structure est intégrée pour gérer cet aspect. Si vous avez plusieurs organisations dans votre groupe, vous pouvez les configurer pour allouer les dépenses encourues, les taxes à réclamer et à remettre par organisation.

  • La conversion en dollars canadien du dollar américain, de l'euro, de la livre sterling, du peso mexicain, du yen japonais, du renminbi, du dollar de Hong Kong et de la roupie indienne est faite automatiquement et est mise-à-jour plusieurs fois par semaine.

  • Vos données à importer contiendront les dépenses, les crédits de taxes sur les intrants (CTI), les remboursements de taxes sur les intrants (RTI) et la récupération temporaire sur les intrants (RCTI). La ventilation des dépenses peut se faire aussi bien en fonction des remboursements à effectuer à vos employés que de montant payable sur carte de crédits payés au nom de vos employés.

Intégration facile

Dans la mesure où les catégories fiscales que vous sélectionnez sont plus nombreuses que votre charte de comptes, et que vous ne désirez pas rajouter des comptes dans votre charte, une sommation de catégories fiscales se fait simplement en identifiant le même comptes pour différentes catégories, et ce pour permettre l'intégration à votre charte existante.

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Catégorie de dépense

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Charte de compte du client

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Rapports de gestion

Votre information comptable sera stockée sur une base de données, ce qui permet de produire une foule de rapports de gestion. S'il est nécessaire d'obtenir les frais de fonctionnement des véhicules automobiles par employés pour les fins du calcul du bénéfice imposable ou encore d'obtenir le montant des frais d'hébergement annuel dans une ville donnée, pour négocier un rabais de volume avec un hôtelier, vous pouvez obtenir toute cette information rapidement. Les fonctionnalités d'exportations vous permettre d'extraire cette information et de recréer vos propres rapports.

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Politiques et processus de l'organisation

  • Per diem

    Advataxes vous permet de gérer aisément les per diem. Si c'est la politique de votre entreprise d'offrir des per diem fixes, ceux-ci peuvent être créés et enlevés par l'administrateur du compte selon les besoins changeants.

  • Processus d'approbation

    Un processus d'approbation des comptes de dépense à un niveau et à deux niveaux ont été créés selon le niveau de contrôle que vous désirez. L'approbateur a le choix de réexpédier le rapport de dépense pour révision ou encore d'y apporter des modifications.

  • Babillard

    Un babillard est à votre disponibilité pour vous permettre de publier vos politiques à l'ensemble de vos employés. Un système vous permettant de déléguer la tâche de compléter des comptes de dépense entre les membres de votre personnel est aussi à votre disposition.

  • Courriels

    Une série de courriel sont expédiés automatiquement dans les situations suivantes: (a) informer un employé que son compte a été crée, (b) informer un gestionnaire qu'il doit réviser un compte de dépense ou (c) informer un employé que son compte de dépense a été approuvé.

  • Délégation

    Vous pouvez déléguer la fonction de créer un rapport de dépense à d'autres employés de votre organisation.

  • Données des employés

    Les administrateurs peuvent accéder à de nombreux rapports leur donnant le détail des remboursement de dépenses. Ainsi ils peuvent obtenir le détail des dépenses de kilométrage et d’autres frais de déplacements.