Méthode exacte versus méthode des facteurs

En effet, bien que l’ARC au moment de l’entré en vigueur de la TPS, a annoncé que la documentation en support a une réclamation des intrants est moins astreignante, L’ARC a aussi publié dans le guide RC4409 intitulé «Conservation de registres» les exigences documentaires communes aux fins de l’impôt sur le revenu et de la TPS-TVH. A cet égard la position gouvernementale contenue dans le guide du vérificateur en ce qui a trait aux dépenses de voyage est que les factures d’hôtel, de bus, de train, d’avion avec les factures quotidiennes de repas, taxi et pourboire doivent être au dossier. Au bout du compte, les organisations se doivent de garder les factures en support aux remboursements de dépenses des employés.

Les relevés de cartes de crédits; pas un document acceptable

Un exemple courant, constitue les dépenses remboursées aux employés où les employés ont fait usage de leur carte de crédit (ex. VISA, MC, AMEX) et que ces employés ont fournis, à titre de document de support, que le relevé mensuel de ces cartes de crédits. Même si l’organisation a choisi la méthode des facteurs, le relevé mensuel de la carte de crédit de l’employé ne constitue pas un reçu admissible. Les autorités fiscales se sont, à plusieurs reprises, prononcées sur le fait que seul les factures de chacune des dépenses se retrouvant sur de telles relevés de cartes de crédits constituent des reçus admissibles. En fait nous retrouvons à la page 10 du mémorandum sur la TPS/TVH 9.4 datée de juin 2012, intitulé « Remboursements » en ce qui touche les règles d’usage de la méthode factorielle que « le relevé mensuel de carte de crédit ne constitue pas une pièce justificative suffisante aux fins des demandes de CTI»

Méthode des facteurs; le test du 90%

Un autre élément problématique de l’usage de la méthode des facteurs est que pour chaque note de frais, la réclamation par les facteurs ne peut se faire que si 90% ou plus sont des dépenses relativement à des fournitures taxables autre que détaxées. Si l’intention avec l’introduction de la méthode des facteurs est de promouvoir la simplicité, dans les faits, calculer l’admissibilité de chaque note de frais à la méthode des facteurs représente une tâche laborieuse. En somme, il faudrait pratiquement utiliser la méthode exacte pour déterminer l’admissibilité de chaque note de frais à la méthode des facteurs.

Depuis l’ajout des programmes d’inscriptions simplifiés aux taxes de vente pour l’économie numérique opérée par des non-résidents où si la TPS/TVH/TVQ est perçue elle est alors non remboursable à titre d’intrants ou de rabais, il est dorénavant plus difficile que jamais de se qualifier à cette règle du 90%. Quels fournisseurs sont inclus ? Il y en a plus d’un millier d'entreprises inscrites à ces programmes simplifiés et ce nombre va en augmentant. La liste inclus Amazon, Dropbox, Linkedin, Meta Payment, Vistaprint …(voir notre blogue pour plus de détails)

Méthode des facteurs: méthode administrative

Finalement la méthode des facteurs est une méthode purement administrative. Ce n’est pas la loi. En cas de litige dans l’interprétation et l’administration de la méthode des facteurs, c’est le département de la vérification de l’ARC et de l’ARQ qui tranche le litige. Les inscrits qui utilisent la méthode des facteurs et qui veulent faire valoir leurs droits ont donc moins de recours.

Méthode exacte: taxes réputées payées

Il est important de noter que les règles touchant l’exigence documentaire sous la méthode exacte dans le cadre des remboursements de dépenses des salariés sont celles des taxes réputées payés. En effet pour les fins des règles régissant la TPS, la TVH et la TVQ, il faut comprendre qu’il y a deux transactions. D’abord, l’employé acquiert un bien ou un service (ex. achat d’un ordinateur chez Apple Store pour 1,500$) qu’il va utiliser exclusivement dans le cadre de son emploi. À cette étape, l’employé n’a pas d’exigence documentaire à remplir, il s’agit de son propre achat, il ne réclame personnellement pas de CTIs. Dans une deuxième étape, il va subséquemment soumettre cette facture comme remboursement à son employeur. Lorsque l’employé se fait rembourser la dépense par l’employeur c’est alors que sous l’article 175 de la Loi sur la taxe d’accise, l’employeur est réputé avoir payé la TPS/TVH sur l’achat de l’ordinateur.

Méthode exacte: Méthode selon des dispositions législatives

Les exigences documentaires sont ainsi différentes si l’employeur avait contracté directement auprès d’Apple Store l’achat de l’ordinateur. Dans ce dernier cas, pour les fins de la réclamation des taxes, le nom de la compagnie se doit d’apparaitre sur la facture émise par Apple Store. Alors que ce n’est pas le cas, lorsque l’employé achète l’ordinateur et se fait subséquemment rembourser dans le cadre d’une note de frais, comme expliqué précédemment.

S’il y a mésentente en ce qui touche l’interprétation de la méthode exacte, comme il s’agit d’une méthode qui est fondé sur des dispositions législatives précises, en cas de litige, les inscrits peuvent faire des représentations pour faire valoir leur point, et ce jusque devant les tribunaux, si nécessaire.

CONCLUSION

À l’époque ou il n’y avait qu’un taux de TPS à travers le Canada, pas de TVQ, pas d’achats en ligne, la méthode des facteurs pouvait faire bien du sens, mais aujourd’hui compte tenu de la TPS, de la TVH à 13%, de la TVH à 15%, de la TVQ, des déplacements à travers plusieurs juridictions, des abonnements en lignes auprès de compagnies étrangères sans taxes, l’usage de la méthode des facteurs est plus difficile d’administration que jamais. Comme les montants de taxes à réclamer sur les achats sont plus substantiel que jamais, une mauvaise gestion de ces taxes à réclamer représente un coût direct pour chaque organisation.

De plus un logiciel comme Advataxes permet aisément de gérer les taxes à réclamer sur les différents achats en les gérant achat par achat. Même dans le cas des repas avec pourboire, la récupération des taxes avec Advataxes est précise et facile (voir vidéo). Alors que les repas représentent un gros poste de dépenses dans les note de frais, la structure des codes de taxes expose ses limites. Dans la mesure où l’organisation est en droit de réclamer les taxes sur un achat faisant partie d’une note de frais, alors il suffit de réclamer la ou les taxe(s). Dans la mesure où l’achat suivant ne peut pas donner droit à un intrant ou un remboursement de taxes, alors il s’agit simplement de ne pas réclamer les taxes.